Les e-mails, omniprésents dans notre vie professionnelle et personnelle, sont devenus une double lame tranchante. D’un côté, ils facilitent la communication instantanée et la collaboration, mais d’un autre côté, ils peuvent engendrer des habitudes toxiques qui nuisent à notre bien-être. De la surutilisation de la boîte de réception aux réponses impulsives… voici 7 habitudes toxiques que vous avez sûrement avec vos mails.
Laisser votre boîte mail éternellement pleine
La tentation de garder tous les mails dans votre boîte de réception est une habitude courante, mais néfaste. Une boîte de réception constamment saturée peut en effet rapidement devenir un cauchemar organisationnel, entravant votre productivité et générant un stress inutile. Cela peut rendre difficile la recherche d’informations importantes et augmenter le risque d’ignorer des messages cruciaux.
Pour résoudre ce problème, commencez par trier et archiver les anciens messages. Mettez en place des dossiers clairs et hiérarchisez vos e-mails pour une gestion plus efficace. Considérez également l’utilisation de filtres automatiques pour organiser vos messages dès leur réception.
Activer les notifications en permanence
Les notifications de nouveaux mails sont comme des interrupteurs incessants dans notre cerveau, sapant à la longue notre concentration. Si vous êtes constamment alerté.e à chaque nouvel e-mail, il est donc temps de reconsidérer cette pratique.
Désactivez les notifications ou configurez-les de manière à ce qu’elles ne vous interrompent que pour les messages essentiels. Cela vous permettra de vous concentrer pleinement sur vos tâches, réduisant ainsi le stress lié à la gestion constante des courriels. La quête de la productivité et de l’équilibre mental commence souvent par une prise de conscience de ces habitudes nuisibles.
Répondre de manière impulsive
Lorsque nous sommes pris.es dans un flux constant de mails, la tentation de répondre instantanément peut être forte. Sauf que cette impulsion peut souvent conduire à des réponses maladroites ou émotionnelles, érodant la clarté du message que nous souhaitons véhiculer. Une réponse impulsive peut également entraîner des malentendus ou tensions inutiles.
Pour éviter cette habitude toxique, prenez le temps de lire attentivement chaque courriel, de comprendre son contexte et de réfléchir à une réponse bien formulée. Cela réduira les erreurs de communication et montrera que vous accordez une importance particulière à la qualité de vos réponses plutôt qu’à la rapidité.
Abuser de la fonction cc (copie carbone)
En ajoutant des destinataires inutiles à chaque message, non seulement vous encombrez les boîtes de réception, mais vous créez potentiellement aussi une confusion quant à la responsabilité de chacun.e. Cela peut conduire à un sentiment de surcharge informationnelle chez vos collègues et à une dilution des responsabilités.
Pour éviter cette mauvaise habitude, pensez à limiter l’utilisation de la fonction cc aux personnes réellement concernées par le contenu du message. En d’autres termes, assurez-vous que chaque destinataire a une raison valable d’être inclus.e dans la conversation. Privilégiez des e-mails clairs et ciblés. En réduisant le nombre de destinataires « inutiles », vous contribuerez à instaurer une culture de messagerie plus saine.
Envoyer des réponses d’un mot ou d’une ligne
Ces réponses succinctes peuvent être interprétées comme un manque d’engagement ou de considération envers le.a destinataire. Ou alors surcharger votre boîte mails et celles de vos interlocuteur.rice.s.
Une communication efficace nécessite ainsi généralement des échanges plus approfondis pour clarifier les points. Éviter les réponses trop courtes permet de démontrer un réel investissement dans la communication, favorisant une parfaite compréhension mutuelle au sein de votre réseau professionnel.
La procrastination par les mails
Le tri incessant des emails peut devenir une excuse sournoise pour ne pas aborder les missions plus cruciales. Cette habitude, en apparence anodine, peut ainsi rapidement se transformer en un piège de procrastination. Certes il est judicieux de ne pas laisser trop longtemps des mails sans réponse, mais il est aussi essentiel de reconnaître la priorité de certaines missions.
Ce mail reçu ce matin concerne un deal professionnel ou un rendez-vous personnel prévu fin février alors que nous sommes en janvier ? Donnez-vous quelques jours pour y répondre, et plutôt vous concentrer sur des tâches aux deadlines plus courtes. Établissez, si besoin, des plages horaires spécifiques pour traiter vos courriels et restez ainsi concentré.e sur les tâches principales en dehors de ces moments. Cela vous permettra de gérer efficacement votre temps et d’éviter la procrastination induite par les mails.
L’attachement excessif a vos mails
Constamment surveiller sa boîte de réception peut engendrer du stress et de l’anxiété, créant ainsi une dépendance malsaine à la réception de messages. Cette habitude peut également perturber l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, car le temps consacré à la consultation compulsive des mails peut empiéter sur des moments cruciaux de détente et de déconnexion.
Par ailleurs, l’attachement excessif aux mails peut favoriser une procrastination constante, où la réponse immédiate à chaque notification devient une priorité, déviant ainsi de tâches professionnelles ou personnelles plus importantes.
Prendre conscience de ces habitudes toxiques avec vos mails est la première étape cruciale pour améliorer votre bien-être. En définitive, il s’agit de trouver l’équilibre entre l’utilisation efficace des e-mails et la préservation de votre santé mentale dans un monde numérique en constante évolution.
