Travailler en open space signifie partager l’espace avec d’autres collègues. Or, nous n’avons pas tou.te.s les mêmes seuils de tolérance au partage de l’espace, au bruit ni au contact humain. Emprunté aux Américains, ce modèle de bureaux décloisonnés est synonyme dans notre société de convivialité, d’échanges fluidifiés, mais aussi de stress avec les nombreux bruits parasites et comportements gênants qu’il peut y avoir. Voici 6 conseils qui vous aideront à bien vivre le travail en open space.
Définir des règles de vie commune
Certain.e.s privilégient les endroits calmes pour travailler, d’autres des lieux avec beaucoup d’activités tout comme certain.e.s préfèrent travailler seul.e.s ou en groupe, aiment les discussions ou s’en passent facilement. L’open space est susceptible de perturber le bien-être de certain.e.s collaborateur.rice.s qui peuvent y voir un véritable enfer. Comme le professait le philosophe John Stuart Mille : « la liberté des uns s’arrête là où commence celle des autres ». Le vivre-ensemble est une valeur essentielle lorsque l’on travaille en open space. C’est pourquoi il est nécessaire de définir des règles de vie commune.
Osez organiser une réunion avec tou.te.s vos collègues afin d’établir une charte de bonne conduite. Cela permettra d’entretenir une ambiance de travail agréable sur la durée et facilitera la vie collective. Vous pouvez par exemple proposer de mettre les téléphones en mode vibreur, renvoyer sa ligne en cas d’absence, éviter les odeurs de nourriture persistantes, ne pas s’éparpiller sur le bureau de l’autre. Travailler en open space implique de respecter les autres et de s’adapter. Mais n’hésitez pas non plus à mettre votre veto sur les comportements gênants de vos collègues.
Dire quand quelque chose dérange
Entre le cliquetis incessant du clavier de Jérôme, les appels intempestifs de Natasha, les allers-retours dérangeants de Sandrine à la machine café, il y a de quoi être éprouvé.e.s par ce mode de travail. Votre concentration peut s’en trouver diminuée. Sur le long terme, cela peut nuire non seulement à votre efficacité, mais aussi à la productivité de l’entreprise.
N’hésitez pas à dire si le comportement ou l’attitude d’un.e de vos collègues vous dérange. Parlez-en aux autres, demander s’iels partagent le même avis que vous, s’iels sont aussi gêné.e.s. Laissez faire votre collègue plus longtemps c’est risquer l’effet cocotte-minute et augmenter votre stress. Ne pas laisser de passe-droit c’est mettre tou.te.s les collaborateur.rice.s sur un même pied d’égalité. Soyez toutefois respectueux.se en exprimant votre ressenti. Vous n’êtes peut-être pas irréprochable non plus. Amorcer le dialogue avec le.a collaborateur.rice concerné.e permettra de crever l’abcès, de vous sentir plus détendu.e.
Cultiver le relationnel
L’open space facilite la communication et instaure une certaine convivialité. Il est donc important de cultiver votre relationnel. On ne vous demande pas d’être particulièrement sociable, mais de rester aimable et poli.e.
En open space, la communication requiert une adaptation de l’interaction en fonction des situations. Déplacez-vous plutôt que d’interpeller la personne à qui vous souhaitez vous adresser sous peine de déranger les autres surtout si vous avez quelque chose de long et d’important à dire. Prenez le temps de discuter un peu avec vos collègues sans toutefois leur tenir la jambe. En outre, la gestion des émotions et des conflits est une qualité très appréciée lorsque l’on travaille en open space. Les répercussions des sautes d’humeur et les altercations des un.e.s et des autres n’ont pas à déteindre sur l’ambiance de l’open space ni sur le travail.
Enfin, créer des rituels est un moyen sympathique de renforcer la cohésion de groupe. Pourquoi ne pas prendre l’initiative d’un petit-déjeuner collectif tous les vendredis matin ou proposer un mini jeu pendant 5 minutes ? En plus de détendre l’atmosphère, partager des moments récréatifs va contribuer à souder l’équipe. Votre moral sera reboosté !
S’isoler du bruit ambiant
On le sait, le bruit environnant, les conversations et les éclats de rire des collègues peuvent ralentir l’accomplissement du travail en raison de la distraction qu’ils génèrent. Plusieurs solutions existent pour se couper du bruit. Vous pouvez vous isoler dans un endroit silencieux si le travail que vous effectuez nécessite une grande concentration.
Si cela est possible, investissez le bureau individuel d’un.e collègue absent.e, une salle de réunion inutilisée, appropriez-vous le balcon, la terrasse ou le jardin si vous avez la chance d’en bénéficier. Ne soyez pas non plus gêné.e d’utiliser des écouteurs, des Boules quies ou un casque. Précisez bien en revanche que vous ne fuyez pas vos collègues, mais faites cela par souci de productivité.
L’autre solution consiste à moduler vos horaires, à condition d’en parler au préalable à votre supérieur.e hiérarchique. Si la flexibilité des horaires est possible, essayez d’arriver plus tôt au bureau ou d’en partir plus tard pour vous mettre à jour, travailler sur un projet qui demande du temps, du calme et de la concentration.
Se déconnecter, faire des pauses
On ne vous le dira jamais assez : faites des pauses ! Travailler non-stop, qui plus est dans un espace réduit, n’est pas forcément synonyme d’efficacité. Il vient un moment où le cerveau sature et a besoin de s’oxygéner pour éviter le surmenage, la fatigue et les maux de tête. Alors qu’est-ce qu’on vous conseille de faire ? Vous oxygéner et aérer vos neurones, littéralement.
En dehors de la pause déjeuner, faites un tour dans la rue, dans un parc ne serait-ce que cinq minutes pour vous dégourdir, vous étirer, bien respirer. Prenez un café, un thé, savourez une barre céréales, piochez dans un sachet de fruits secs riches en magnésium et en calcium. Coupez-vous du travail et de vos collègues pendant un instant pour vous ressourcer. Vous accorder un temps de repos c’est prendre soin de votre santé mentale. C’est aussi vous permettre de reprendre le travail en étant plus productif.ve et énergique.
Personnaliser son espace
Pour certain.e.s, espace commun rime avec espace impersonnel. Mais quel ennui de travailler dans un lieu dépourvu d’âme et de personnalité ! Il est clair que la décoration et la lumière de notre lieu de travail ont une influence sur notre moral. Alors, n’attendez pas pour personnaliser votre bureau, le décorer et l’aménager à votre image.
Partager l’espace ne signifie pas que vous ne pouvez pas faire de votre place un endroit agréable pour vous. Installer un éclairage d’appoint, apporter quelques photos de vos proches, votre mug/pot à crayons préféré, des objets designs, disposer quelques petites plantes en pot contribue à votre bien-être.
L’open space est un lieu de travail, mais aussi, finalement, un lieu de vie et d’émulations. On y travaille, on y discute, on y râle, on y exulte, le tout accompagné des comportements et tics drôles, bizarres et énervants de nos voisin.e.s de bureaux. L’open space nous apprend ainsi la patience et renforce nos relations humaines. Un défi quotidien pour bon nombre d’entre nous. Courage, on est tou.te.s dans le même bateau, ou plutôt dans le même bureau !
